Leuchtschrift

Hast du an alles gedacht? Checklisten für die Event-Kommunikation

Die nächste Pressekonferenz (PK), Präsentation oder Redaktionstour steht vor der Tür und du suchst einen Organisationsleitfaden? Du musst ein PK-Rehearsal leiten oder eine Veranstaltung moderieren und hast das noch nie gemacht? Früher oder später stehen die meisten Kommunikationsverantwortlichen von B2B- wie auch B2C-Unternehmen vor der Herausforderung, einen Event zu organisieren. Die Bandbreite ist dabei vielfältig – von großen PKs über Podiumsdiskussionen bis hin zu Medienbriefings oder Round Tables. Im Folgenden geben wir PR-Einsteigern sowie fortgeschrittenen PR-Profis nützliche Praxistipps und umfangreiche Checklisten für die erfolgreiche Event-Kommunikation an die Hand.

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Grundlage für den Erfolg: Eine perfekte Organisation

Wie in vielen PR-Disziplinen gilt auch für eine gelungene Event-Kommunikation: Eine perfekte Planung und eine professionelle Organisation sind die halbe Miete. Was einerseits Spaß macht und Spannung verspricht, kann andererseits auch ganz schön an die Nerven gehen und die Event-Verantwortlichen an ihre Belastungsgrenzen manövrieren.

Event-Kommunikation, Planung, Organisation

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Wie du es schaffst, an alles zu denken und gleichzeitig die Ruhe zu bewahren, zeigen folgende Checklisten auf:

Checkliste 1: Organisation einer Pressekonferenz

Pressekonferenzen sind ein essenzielles Instrument im Rahmen einer 360 Grad Kommunikationsstrategie. Unabhängig von der Größe der Konferenz – ob eine PK mit 80+ Teilnehmern, einem Medienbriefing mit bis zu 30 oder einem Round Table mit +/- zehn Teilnehmern – der Inhalt muss die Maßnahme rechtfertigen. Was für eine erfolgreiche Veranstaltung zu beachten gilt, erfährst du in dieser Checkliste.

Pressekonferenzen und Digitalisierung – mehr für alle

Zusätzlich zur klassischen PK gewinnen die digitale Pressekonferenz sowie entsprechende Online-Tools maßgeblich an Bedeutung: Sie sorgen für erweiterte Einsatzgebiete und ein größeres Publikum. Mit der digitalen Erweiterung einer Pressekonferenz entfallen räumliche Schranken und Hemmnisse wie knappe Reisebudgets oder Terminkollisionen. Die Verlagerung in den digitalen Raum macht eine Pressekonferenz somit flexibler und zugänglicher – für alle Stakeholder. Mehr dazu liest du hier.

Checkliste 2: Moderation einer Pressekonferenz

Die Moderation einer PK obliegt in der Regel dem Kommunikationsverantwortlichen im jeweiligen Unternehmen, manchmal auch einem Vertreter der zuständigen PR Agentur. Wer es noch nie gemacht hat, ist im ersten Moment sicherlich nervös. Mit ein paar einfachen Tipps und einer gesunden Portion Selbstvertrauen sollte die Nervosität allerdings schnell verfolgen sein. Für Details und Praxistipps geht’s hier entlang.

Checkliste 3: PK Rehearsal

Das PK Rehearsal ist die Generalprobe einer Pressekonferenz, die meistens am Vortag oder am Morgen der Veranstaltung stattfindet. Auch das Rehearsal muss wohl geplant, perfekt organisiert und vom Kommunikationsverantwortlichen professionell geleitet sein. Wie das geht, haben wir dir hier zusammengefasst.

Der Messe-Herbst steht vor der Tür

Herbst-Zeit ist Messe-Zeit: Die Vorstellung neuer Produkte, Services oder Technologien erfolgt häufig auf Veranstaltungen, die im Rahmen von Messen stattfinden, wie etwa diese bevorstehenden B2B-Messen in Nürnberg:

  • IT-Security Messe it-sa (8.-10.10.2019) und
  • SPS IPC Drives, Europas führende Fachmesse für elektrische Automatisierung (26.-18.11.2019).

Damit nicht nur deine Events perfekt gelingen, sondern auch die gesamte B2B-Messekommunikation, findest du auch zu diesem Thema eine ganze Reihe weiterer hilfreicher Tipps hier auf unserem Leuchtschrift Blog.

Event-Kommunikation, Messe

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Die Checklisten zur B2B-Messekommunikation im Überblick:

Über deine Erfahrungen oder weitere Anregungen freuen wir uns jederzeit!

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