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Media Relations Tipps: Professionelle Beziehungsarbeit zahlt sich aus

Media Relations sind eine Kerndisziplin der PR- bzw. Kommunikationsarbeit. Professionell umgesetzt, sind sie ein Türöffner in die Medienwelt und daher häufig einer von vielen Gründen, warum sich ein Unternehmen für eine PR Agentur entscheidet. Dennoch sind Media Relations nicht gleich Media Relations – das werden die Medienvertreter sicherlich bestätigen können. Aber wie kann die ideale Beziehungspflege aussehen? Hier unsere Media Relations Tipps!

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Basis: Vertrauensvolle Zusammenarbeit

Medienvertreter sind wichtige Multiplikatoren im Markt und agieren in ihrem jeweiligen Fachgebiet häufig als Top Influencer. Daher ist es aus Unternehmens- wie auch Agentursicht wichtig, professionell mit ihnen umzugehen sowie ein gutes, vertrauensvolles Verhältnis aufzubauen und zu pflegen. Unabhängig davon, ob die Person, mit der man hier zu tun hat, ein Vertreter eines Online- oder Print-Mediums ist, ein Blogger, ein YouTuber oder Instagrammer – jede erfolgreiche Zusammenarbeit basiert auf einem sehr guten, vertrauensvollen und häufig langjährigen Verhältnis zwischen PR Leuten, seien sie aus Unternehmen oder Agenturen, und Medienvertretern. Nicht zu vergessen das menschliche Miteinander, das in der Beziehung zu Medienvertretern eine genauso essenzielle Rolle einnimmt wie im „wahren Leben“. Sei es in einer Partnerschaft, unter Freunden, in der Familie oder innerhalb einer Geschäftsbeziehung. Denn wer kontaktiert nicht lieber jemanden, den er kennt, von dem er weiß, dass er regelmäßig verlässlich eine umfassende und schnelle bzw. termintreue Antwort erhält als jemanden, der unfreundlich, unzuverlässig oder ohne das notwendige Know-how handelt.

Im Fokus: Relevanter Content

Im Mittelpunkt erfolgreicher Media Relations steht die Aufgabe, die Medienvertreter mit für sie relevantem Content zu versorgen. Dieser Content sollte informativ und vertrauenswürdig sein sowie den Medien zuverlässig und unaufdringlich zur Verfügung gestellt werden. Das A&O dabei stellt eine bedarfsgerechte Aufarbeitung der Informationen dar. Einen Journalisten eines Wirtschafts- oder Consumer-Mediums mit technischen Bits und Bytes zu bedienen erweist sich als ebenso unprofessionell wie einen ‚Hardcore Techi‘ mit einem Fashion-Video zu beglücken. Ein Instagrammer hat komplett andere Anforderungen an Content wie ein Redakteur eines herkömmlichen Online-Mediums, ein YouTuber oder ein Lifestyle-Blogger. Aber eines haben alle gemeinsam: Sie benötigen relevante, individuell zugeschnittene und spannende News. Und dies schnell, unkompliziert und vollständig.

Das richtige PR Tool

Mindestens ebenso wichtig wie die Lieferung relevanter Inhalte ist die Art und Weise, wie die Inhalte übermittelt werden. Handelt es sich um eine Information, die mit einer kurzen Pressemeldung abgehandelt werden kann, so bringt es nichts, den Medienvertreter für zwei Tage aus dem Büro zu holen, um ihm dieselbe Information im Rahmen eines zeitintensiven Events zu liefern. Geht es hingegen um die Vorstellung eines weltweit erstmals der Öffentlichkeit präsentierten Produkts oder beispielsweise eines Fitness-Wearable, dessen Vorzüge man live erleben und ausprobieren sollte, um sich ein komplettes Bild zu machen, so freut sich der Redakteur sicherlich über eine Live-Demo während einer Veranstaltung und schaufelt sich dafür Zeit frei. Sollen zum Beispiel Interviews mit einem Firmenvertreter stattfinden, so gilt es auch hier, auf die individuellen Bedürfnisse der Redakteure einzugehen – bei dem einen Redakteur bietet sich ein persönlicher Besuch an, beim nächsten ein Webmeeting und bei wieder einem anderen der Lunchtermin im Restaurant. Zudem kann es auch ein Zeichen von Wertschätzung sein, einen Redakteur oder Blogger zum Beispiel in den Firmensitz einzuladen, sei es für ein Gespräch oder zum Beispiel für eine individuelle Werksführung. Auch hier gilt es, sensibel und flexibel zu sein und die individuellen Bedürfnisse eines jeden Redakteurs zu berücksichtigen, bevor man Maßnahmen ins Blaue plant.

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Bei Media Relations punkten Authentizität und Ehrlichkeit

Authentizität und Ehrlichkeit sind unerlässlich. Wer gekünsteltes Verhalten an den Tag legt, wer den Medienvertretern ein X für ein U, ein simples Feature-Update für einen Big Bang vormacht oder Dinge verspricht, die nicht gehalten werden, macht sich keine Freunde. Auch dies gilt für die Vertreter sämtlicher Medien, sei es von Online-Magazinen, YouTube-Kanälen, Instagram-Accounts oder auch von klassischen Print-Magazinen. Lädt man sie zu einer ganz offensichtlich für sie unpassenden Veranstaltung ein, weil man vielleicht unter Druck steht, möglichst viele Teilnehmer an den Start zu bekommen, so bringt das nichts, da die Teilnehmer frustriert von dannen ziehen werden. So ein Schuss kann also ganz schnell nach hinten losgehen – die Redakteure schreiben nicht, sie kommen auch kein zweites Mal, und das gebrochene Vertrauen wieder aufzubauen, kann lange dauern. Spricht der PR-ler hingegen offen mit den Redakteuren und schlägt er sich nicht mit schwammigen Aussagen durch, so zahlt sich dies am Ende in der Regel aus. Ein ehrliches Miteinander ist für beide Seiten die beste Form und Voraussetzung einer langfristigen erfolgreichen Zusammenarbeit.

Media Relations Tipps

Neu und aktuell

Geht es darum, Neuigkeiten zu kommunizieren, sollten diese auch tatsächlich neu sein. Olle Kamellen als neu zu verkaufen, ist unprofessionell und verärgert die Medien. Hier gilt es auch zu differenzieren. Ein neues Produkt oder ein Führungswechsel haben eindeutigen News-Gehalt und die Kommunikation nimmt ihren Lauf. Dies ist allerdings nicht immer der Fall. Häufig kommt es auch vor, dass ein Unternehmen zum Beispiel ein außergewöhnliches Anwendungsszenario ermöglicht, das nicht ganz neu, aber nach wie vor aktuell ist. Das Unternehmen möchte es kommunizieren. Grundsätzlich hat diese Info keinen News-Gehalt. Also was tun? Ein PR Profi findet Mittel und Wege – beispielsweise, indem er die Anwendung in einen aktuellen Kontext stellt oder indem er eine Kleinigkeit herausfiltert, die vielleicht doch noch nicht bekannt war.

Jedoch muss nicht immer alles neu und noch nie dagewesen sein. Denn unabhängig von News, benötigen Redakteure häufig auch für ihre Recherchen Hintergrundinformationen. Einen Medienvertreter mit gutem und umfassendem Hintergrundmaterial zu einem bestimmten Thema zu versorgen, ist eine wichtige Maßnahme in der täglichen Medienarbeit, zu der wiederum nicht zwangsweise News erforderlich sind, sondern lediglich relevante, aktuelle Informationen.

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Fingerspitzengefühl: Die Vorlieben der Medienvertreter

Neben den harten Fakten, die ein gutes Verhältnis zu den Medienvertretern ausmachen, spielen zudem softe Faktoren eine wichtige Rolle. So punktet ein PR Mann durchaus auch damit, wenn er zum Beispiel weiß, wann der Medienvertreter in der Redaktionskonferenz sitzt, wann dessen Newsletter raus muss und er weder Zeit noch Nerven für ein Telefonat hat oder welche Art der Kontaktaufnahme er bevorzugt. Der eine kommuniziert am liebsten Freitag nachmittags, weil die Woche schon gelaufen und er entspannt ist und Zeit hat. Ein anderer möchte auf keinen Fall telefonieren, um beim Texten nicht gestört zu werden, sondern erwartet vorab eine Info per E-Mail. Ein Dritter wiederum schwört auf Skype oder Direct Messages bei Twitter. Auch kann es von Vorteil sein zu wissen, wenn ein Redakteur beispielsweise beim Tauchen war, seltene Pflanzen züchtet, Schokolade liebt oder passionierter Fußballer ist. Das heißt nicht, dass man auf Teufel komm raus das Privatleben der Redakteure durchleuchten sollte. Aber ab und an ein paar jobunabhängige Details zu erfahren, erleichtert den Small Talk, der wiederum ein wunderbarer Eisbrecher für Interviews, Messegespräche oder auch einfach nur ein Telefonat oder eine E-Mail sein kann. Zugleich zeugt es von Interesse sowie Wertschätzung seines Gegenübers – und es macht meistens auch mehr Spaß, als immer nur über Geschäftliches zu sprechen.

Welche Erfahrungen habt Ihr im Umgang mit Medienvertretern gemacht? Oder seid Ihr Medienvertreter und wünscht Euch andere oder noch mehr Dinge von uns PR-lern? Dann kommentiert gerne direkt hier unter dem Beitrag!