Leuchtschrift

Checkliste Redaktionstour

Ein wichtiger Weg, um ein Unternehmen und dessen Leistungen oder Produkte im Markt zu positionieren, speziell im Hinblick auf das B2B-Business, ist der persönliche Kontakt über einen Redaktionsbesuch: Neue Produkte und Dienstleistungen, aber auch aktuelle Infos zur Unternehmensentwicklung lassen sich den Medienvertretern direkt vorstellen und konkrete Fragen in persönlichen Gesprächen klären. Was Ihr bei der Planung einer Redaktionstour alles beachten solltet, zeigt unser neuester Leuchtschrift Blogbeitrag. Viel Spaß beim Lesen!

Redaktionstour Gespräch

Raus auf Redaktionstour – rein in das Gespräch!

Die erste Frage, die man sich vor einer Redaktionstour stellen sollte, ist Euch sicherlich bekannt: Haben wir etwas Spannendes zu erzählen? Ist die Antwort ja, auch nachdem Ihr wirklich kritisch beleuchtet habt, ob der News-Wert der Info, des Produktes, der Lösung gegeben ist, dann geht es weiter. Überlegt Euch, ob ein persönliches Gespräch mit einem Medienvertreter Euren Inhalten entgegenkommt, beispielsweise weil diese erklärungsbedürftig sind. Ist auch hier die Antwort ja, dann ist eine Redaktionstour das Mittel der Wahl und Ihr könnt in die Planung einsteigen.

Die folgenden Punkte sollen Euch eine Anleitung an die Hand geben, damit die Redaktionstour wie am Schnürchen läuft. Für unsere Kunden übernehmen die Planung natürlich wir.

Zielgruppe, Ort, Zeitplan

  • Zielgruppe: Welche Zielgruppe wollen wir mit unseren Infos erreichen und welche Medien sind damit für die Redaktionstour relevant?
  • Ort: Findet die Redaktionstour nur an einem Ort statt oder ist es notwendig, beispielsweise um alle Kernzielmedien zu erreichen, verschiedene Städte oder auch Länder zu besuchen (Deutschland, Österreich, Schweiz)?
  • Zeitplan: Achtet bitte darauf, dass Ihr ausreichend Zeit für Gespräche in den Redaktionen einplant (Richtwert: mindestens eine Stunde pro Termin). Zudem müsst Ihr unbedingt die Anfahrtszeiten einkalkulieren. Extra Tipp: Mit welchem Verkehrsmittel fahrt Ihr? Beim Auto bitte vorher Parkmöglichkeiten prüfen und etwaigen Berufsverkehr mit einplanen.

Redaktionstour

Details, Inhalte, Briefing

  • Detailplan: So, Ihr wisst, welche Redaktionen Ihr in welcher Stadt besuchen wollt. Dann schaut Euch jetzt auf Googlemaps an, wie Ihr die Tour am besten abfahrt. Prüft, ob Redaktionen nah beieinanderliegen oder ob Ihr beispielsweise in der Nähe des Flughafens oder Bahnhofs beginnt. Plant grob die Zeiten ein, und schon folgt der Griff zum Telefon zur Terminvereinbarung.
  • Inhalte/Sprecher: Stehen die Termine, ist es an der Zeit, die Inhalte im Detail festzustecken. Soll eine Präsentation gezeigt werden, müsst Ihr klären, wer das Notebook mitnimmt. Doch bitte denkt nicht nur an das technische Equipment. Der Medienvertreter sollte nach dem Termin auch etwas in der Hand halten können. Also, packt Euren Content auf USB-Sticks und im besten Fall, je nach Thema, direkt auch Testgeräte ein, die Ihr in der Redaktion lassen könnt.
  • Briefing: Jetzt sollten die Sprecher auf den Prüfstand gestellt werden. Fragt Euch, ob Ihr einen erfahrenen Unternehmensvertreter an Eurer Seite habt oder ob der Sprecher erst wenige Berührungspunkte mit den Medien hatte. Je nach Antwort solltet ihr Euer Briefing eventuell ausführlicher gestalten. Klärt offene oder kritische Punkte im Vorfeld, erarbeitet ein Q&A und macht dem Sprecher deutlich bewusst, dass er nicht mit Vertriebs-/ Marketingkollegen spricht und daher die typischen Floskeln an diesem Tag besser vermeidet. Für Medien-Neulinge bietet sich hier im Vorfeld auch ein Sprechertraining an.

Vor Ort

  • Der große Tag ist da: Wichtig ist jetzt, dass Ihr den Ablauf im Kopf habt und wisst, wie der Plan für den Tag aussieht. In der Redaktion selber müsst Ihr die Gesprächspartner vorstellen (falls nötig) und vielleicht noch offene Organisationsfragen klären. Fragt den Medienvertreter nochmals nach seinem Zeitfenster, um sicherzugehen, dass es bei der vereinbarten Zeit bleibt.
  • Im Gespräch selber: Hört jederzeit aufmerksam zu und fallt auf gar keinen Fall in den Sleep-Modus. Achtet darauf, dass sich Interviewer und Interviewter verstehen (Sprachbarrieren!), Fragen beantwortet werden und keine Missverständnisse entstehen. Haltet Blickkontakt mit dem Sprecher und seid sensibel für Fragen bzw. hilfesuchende Blicke. Gegebenenfalls müsst Ihr unterstützen und eingreifen. Achtet auf das Timing und gebt rechtzeitig einen Hinweis, wenn der Sprecher zu einem Ende kommen soll.

Zudem solltet Ihr nach dem geplanten Veröffentlichungstermin fragen sowie bei Zitaten um Zusendung zur Freigabe bitten. Einige Redakteure (nicht alle) machen das.

Wir hoffen, dass Euch diese Checkliste ein wenig weiterhilft – bei Fragen stehen wir Euch und unseren Kunden jederzeit gerne zur Verfügung. Zudem findet Ihr auf unserem Blog zu einigen anderen Themen ebenfalls hilfreiche Checklisten, zum Beispiel zu Pressekonferenzen, zum Testsampling oder auch zur Messekommunikation (Teil 1 und Teil 2).

Last but not least hätten wir noch eine Frage an die Medienvertreter unter unseren Bloglesern – habt Ihr noch weitere Dinge, die Euch hinsichtlich eines Redaktionsbesuchs auf dem Herzen liegen? Oder mögt Ihr mal aus dem Nähkästchen plaudern, was Euer denkwürdigster Redaktionsbesuch war und warum? Wir freuen uns auf Eure Kommentare!

2 Comments

  1. Nachdem diese großartigen „Redaktionstouren“ nun auch noch öffentlich beworben werden, hier mal ein kleines persönliches Statement:

    Grundsätzlich ist redaktionell davon auszugehen, dass eine Redakionstour aka Redaktionsbesuch notwendig wird, weil sich nicht ausreichend Redakteure für das Produkt oder die Firma interessieren, um eine ordentliche Pressekonferenz zu veranstalten. Das ist in Nischenmärkten auch durchaus akzeptabel. Trotzdem würde ich auch in diesem Fall ein Roundtable im kleinen Kreis vorziehen.

    Mit anderen Worten: Redaktionstouren sind die Kleinsparervariante von Pressekonferenzen. Allerdings muss man vermuten, dass eine interessierte Firma möglicherweise sogar mehr dafür zahlt. Mit einer Agentur 1-3 Tage durch die Lande zu tingeln ist wohl für diese das bessere Geschäft, statt „nur“ eine einstündige Pressekonferenz abzuhalten. Die gesparten Hotel- und Bewirtungskosten verwandeln sich so in Betreuungskosten, die die Agentur selbst in Rechnung stellen kann.

    Zum Punkt „Haben wir etwas Spannendes zu erzählen?“: Ein Grund für einen Redaktionsbesuch mag auch sein, dass vor allem die Vertreter von US-Firmen gerne mal das Oktoberfest besuchen würden und sich während dieser Zeit gerne „persönlich in den Redaktionen vorstellen“ – ohne weitere Neuigkeiten versteht sich.

    Dann wäre noch die Frage zu klären, ob man ausgerechnet die stressen soll, denen man seine Neuigkeiten präsentieren will:
    Die Redaktion muss Raum und Bewirtung reservieren bei oft unbekannter/abweichender Personenzahl. Die geplante Ankunftszeit (meistens Verspätung aber gelegentlich auch deutliche früher) wird selten eingehalten (München ist zwar keine richtige Großstadt, aber auch hier gibt es Staus). Also muss die Redaktion den Raum sicherheitshalber für die zwei bis dreifachen Zeitraum reservieren.

    • Hallo Michael,

      zunächst einmal vielen Dank für Deinen Kommentar, und es ist interessant, womit Du offensichtlich teilweise in Deinem Redakteursalltag konfrontiert wirst. Wir haben bislang die Erfahrung gemacht, bei den verschiedenen Formen der Informationsvermittlung in der Regel den Wunsch des Redakteurs mit dem Wunsch des Kunden in Einklang bringen zu können und haben in unserem Repertoire eher noch keine so negativen Erfahrungen gemacht, wie Du sie offensichtlich schon erlebt hast. An dieser Stelle würden wir daher gerne unsere Sicht der Dinge bezüglich Deiner Punkte aufzeigen.

      Zu Deinem ersten Punkt: Der Beitrag sollte in erster Linie eine Hilfestellung sein für all diejenigen, die eine Redaktionstour planen oder noch in der Überlegungsphase sind, ob ein Redaktionsbesuch das geeignete Mittel für den jeweiligen Aufhänger ist… als Werbung sollte er eigentlich nicht rüberkommen … auch wenn wir häufig, speziell bei B2B Themen, sehr gute Erfahrungen mit Redaktionstouren beim Großteil der Medienvertreter machen.

      Die Motivation für eine Tour, dass zu wenig Interesse für ein Thema besteht, können wir so nicht bestätigen. Natürlich ist eine Pressekonferenz für eine größere Zielgruppe ausgerichtet – aber häufig sind B2B Themen so spitz, so dass von Natur aus die Zielgruppe kleiner ist und die relevanten Medien in ganz Deutschland verteilt sind. In solchen Fällen bieten sich einfach Round Tables eher weniger an. Redaktionsbesuche hingegen lassen sich individuell managen und man kann individuell auf Eure Bedürfnisse eingehen – sowohl inhaltlich, als auch vom Timing her, als auch hinsichtlich des Ortes. Die wenigsten Redakteure können es sich erlauben, ständig raus aus der Redaktion zu gehen und in anderen Städten Round Tables oder PKs besuchen. Das geht mal – aber eben nicht immer. Und in einer Stadt alle zu erwischen, passiert eher selten bis gar nicht. Sprich, es geht (zumindest uns) nicht um das bessere Geschäft, sondern um den bestmöglichen Service für die Medien.

      Bzgl. dem Spannenden, das zu erzählen ist: Ich kann mir sehr gut vorstellen, dass einige Firmenvertreter aus dem von Dir genannten Grund nach Deutschland kommen und ohne News bei Euch anklopfen. Davon raten wir unseren Kunden stets ab, und ich kann mich auch nicht erinnern, dass wir mal mit jemandem komplett ohne Message auf Tour gegangen sind. Wenn es nur darum geht, einfach den Kontakt zu halten und vielleicht mal zusammen Mittagessen zu gehen, sprich ein sogenannter „Socialising“ Termin, würden wir das immer vorher genauso ankündigen, damit Ihr keine falsche Erwartungshaltung habt. Und es steht Euch natürlich jederzeit eine ehrliche Antwort frei, sie ist von uns sogar absolut erwünscht, wenn Ihr daran kein Interesse habt – das ist mehr als wichtig, denn es ist definitiv nicht unser Ziel, Euch mit Dingen zu behelligen, die Euch gar nicht interessieren, vielmehr möchten wir Euch ja in Eurer Arbeit unterstützen, nicht das Gegenteil.

      Zu Deinem letzten Punkt „Stress“. Reservierungen (außer es sind interne Raumbuchungssysteme) bieten wir immer an zu übernehmen. Zudem kündigen wir auch die entsprechende Personenzahl vorher an. Ebenso bauen wir immer vor und planen genügend Puffer vorher und nachher ein, sodass es zu keinen größeren zeitlichen Unregelmäßigkeiten kommen sollte. Aber: Vor dem Verkehrschaos ist natürlich keiner gefeit, das stimmt. Unsere Meinung: Wenn man hier im Vorfeld klare Verhältnisse schafft, niemanden mit etwas belastet, worauf er keine Lust oder wofür er keine Zeit hat, rechtzeitig Bescheid sagt, wenn man doch mal im Verkehrschaos stecken geblieben sein sollte, dürfte dies eigentlich keinen Anlass zu Unzufriedenheit darstellen.

      Abschließend möchten wir festhalten, dass es natürlich individuelle Vorlieben jedes Medienvertreters gibt, ob er einen Redaktionsbesuch einer PK vorzieht oder umgekehrt, ob er sich die Zeit für den Termin nehmen möchte oder nicht etc. Unser Anliegen ist, dem Medienvertreter das zu bieten, was ihm am liebsten ist, und wir schwatzen niemandem inhaltslose Termine auf. Sollte ein Kunde mit einem Anliegen kommen, an dem wir keinen Newswert oder keinerlei Nutzen für die jeweilige Redaktion sehen, raten wir immer davon ab, den Medienvertreter damit zu belästigen. Wir sind Freunde von absoluter Offenheit und Ehrlichkeit – daher: wir freuen uns, wenn Du den Dingen offen gegenübertrittst, uns ehrlich sagst, wenn Dich etwas interessiert oder aber nicht… oder wenn Du einfach keine Zeit hast oder aber Du etwas anderes als für dich persönlich geeigneter ansiehst… wir freuen uns auch da, wie hier auf dem Blog, jederzeit über Feedback 🙂

      Viele Grüße
      Sabine

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