Leuchtschrift

Leitfaden: KI-Guidelines erstellen

KI-Guidelines zu erstellen ist ein Muss für Unternehmen, die die Chancen und Vorteile künstlicher Intelligenz (KI) nutzen, „Wildwuchs“ vermeiden und einen verantwortungsvollen sowie effizienten Umgang mit KI fordern und fördern wollen. KI-Richtlinien halten alle Mitarbeitenden informiert und auf dem gleichen Wissensstand, liefern Orientierung sowie verbindliche Dos and Don´ts. Für Flutlicht haben wir vor gut einem Jahr Guidelines zur Nutzung künstlicher Intelligenz in unseren Kernbereichen Kommunikation, PR und Marketing erstellt. Dementsprechend fokussiert dieser Beitrag den Einsatz von KI in der per EU AI Act definierten Klasse „begrenztes Risiko“. Aber welche Fragen mussten wir uns vorab stellen, welche Inhalte sollten in KI-Richtlinien abgebildet werden und was muss bei der Einführung beachtet werden? Wenn du auch vor dieser Aufgabe stehst, liefert dir unser Leitfaden „KI-Guidelines erstellen“ umfassende Hilfestellung und viele Antworten. 

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Quelle: DALL-E 3 prompted by Flutlicht GmbH

1. Warum KI-Guidelines erstellen?

KI-basierte Tools sind heute omnipräsent, bieten stetig neue Funktionalitäten, ungeahnte Einsatzgebiete und oft auch bislang unerreichte Ergebnisse. Zumindest in einer Basisversion sind viele KI-Werkzeuge „for free“ zugänglich. Dementsprechend niedrig ist die Hemmschwelle, sich einen Account anzulegen. Denn Ausprobieren kostet erstmal nichts und umfassende Nutzungsbedingungen werden – wenn überhaupt – kurz überflogen und schnell bestätigt. Bedenken treten mangels besseren Wissens erst gar nicht auf, werden ausgeblendet oder mögliche Risiken werden bewusst in Kauf genommen. Problematisch schon bei privater Nutzung – jedoch hochrelevant und geschäftskritisch im professionellen Kontext. Für den verantwortungsvollen Umgang aller Mitarbeitenden mit künstlicher Intelligenz sind interne KI-Guidelines deshalb unerlässlich. 

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Quelle: DALL-E 3 prompted by Flutlicht GmbH

Unternehmen, die den KI-Einsatz erlauben und vorantreiben wollen, stehen vor zwei wesentlichen Herausforderungen: 

  • Einerseits und insbesondere sind rechtliche Anforderungen zu erfüllen und Risiken des KI-Einsatzes zu minimieren. Für ein Unternehmen birgt der unautorisierte und unbegleitete KI-Einsatz durch Mitarbeitende Konsequenzen unterschiedlicher Tragweite, die es durch verbindliche KI-Richtlinien zu vermeiden gilt. 
  • Andererseits gilt es Interesse und Akzeptanz zu wecken, neugierig zu machen, Ängste zu nehmen, Widerstände zu senken sowie Mitwirkung zu fordern und zu fördern. Dementsprechend sind KI-Guidelines positiv und motivierend zu formulieren. Wir empfehlen, auch auf die Möglichkeiten, Chancen sowie die zukunftsorientierte Notwendigkeit des KI-Einsatzes einzugehen.

2. KI-Richtlinien erstellen? Wir nutzen doch gar keine KI!

Auch wenn dein Unternehmen (noch) keinen KI-Einsatz erlaubt oder diesen erst plant, ist es ratsam, internen Stakeholdern den Status Quo zu kommunizieren. KI erfährt seit dem Einzug von ChatGPT im November 2022 einen medialen Hype, dem kaum jemand entkommt. Mit der Frage nach dem „Wie sieht es eigentlich in unserer Organisation aus?“ ist früher oder später zu rechnen. Ein proaktives Statement trägt dazu bei, Klarheit zu schaffen und nicht erlaubter Nutzung sowie unabgestimmtem KI-Aktionismus einzelner Mitarbeitenden vorzubeugen.

3. Wie umfangreich und in welchem Format müssen KI-Guidelines sein?

Wie umfassend und detailliert KI-Richtlinien auszuarbeiten sind, ist abhängig von Unternehmensgröße, -struktur und -kultur, internen Stakeholder-Gruppen, deren Wissensstand und Aufgeschlossenheit, potenziellen Reaktanzen sowie weiteren unternehmensindividuellen Kriterien. Für uns bei Flutlicht gilt die Faustregel: So viel wie nötig, so kompakt wie möglich. Eventuell macht es auch Sinn, für unterschiedliche interne Zielgruppen verschiedene Versionen mit den jeweils relevantesten und unterschiedlich detaillierten Inhalten zu erstellen. Und auch das Format betreffend, sind der Kreativität kaum Grenzen gesetzt. 

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Quelle: DALL-E 3 prompted by Flutlicht GmbH

4. KI-Guidelines: Vorabfragen und Rahmenbedingungen

Die Erstellung und Einführung von KI-Guidelines sind ein wichtiger Baustein der KI-Strategie eines Unternehmens.

Allerdings sollten folgende Fragen vorab geklärt sein:

  • Team: Wer ist verantwortlich für Erstellung, Einführung, Durchsetzung, regelmäßige Schulungen, Weiterentwicklung und Aktualisierung von KI-Guidelines – KI-Task Force, besetzt durch Unternehmenskommunikation, IT,  HR…?
  • Mitwirkende: Wen muss oder sollte man zusätzlich involvieren?
    z.B.: Geschäftsführende, Führungskräfte, Vertretende bestimmter Abteilungen wie HR, Rechtsabteilung, Datenschutzbeauftragte, IT, Betriebsrat, repräsentative Mitarbeitende…
  • Zielgruppen: Wer und wie heterogen sind die Adressat*innen/Stakeholder-Gruppen der KI-Guidelines? Ist es sinnvoll, unterschiedliche Inhalte und Formate bereitzustellen?
  • Status Quo: Wie steht es aktuell um KI-Wissen und -Einsatz im Unternehmen? 
  • Kompetenzen & Ressourcen: Sind ausreichend Inhouse Kompetenzen vorhanden, muss/kann neu eingestellt werden, ist externes Wissen nötig, kann etwa eine Agentur unterstützen?
  • Freigaben: Welche Freigaben diverser Stakeholder (siehe Mitwirkende) sind notwendig?  
  • Einführung: Wie werden die KI-Richtlinien erfolgreich vorgestellt und durchgesetzt? (s.a. Punkt 6)
  • Budget: Wieviel Budget steht für die Umsetzung, Einführung und Durchsetzung der KI-Guidelines zur Verfügung? Z.B. für externe Unterstützung, Tools, Schulungen…
  • Timing: Wann werden die KI-Guidelines vorgestellt? Was sind realistische Deadlines für die einzelnen Schritte? 

5. Welche Inhalte sollen KI-Guidelines umfassen?

Es gibt einige Inhalte, die in KI-Richtlinien unbedingt zu thematisieren sind. Hierbei handelt es sich vor allem um die Vorgaben mit rechtlicher bzw. Datenschutzrelevanz. Weitere Punkte sind optional, unternehmensindividuell und mehr oder weniger ausführlich abzubilden. 

Empfohlene Inhalte, Dos & Don´ts: 

  • Warum und wofür setzt euer Unternehmen KI ein?
  • Wofür sollen/dürfen KI und KI-Tools in eurem Unternehmen auf keinen Fall genutzt werden?
  • Welche KI-Tools sind in eurem Unternehmen erlaubt?
    (Liefere eine Kurzbeschreibung und benenne unternehmensindividuelle und/oder abteilungsspezifische Anwendungsszenarien wie z.B. Datenanalyse & Reporting, Texterstellung, Bildgenerierung, Recherche, Übersetzungen etc.)
  • Wen können Mitarbeitende bei Fragen, Unsicherheiten oder Vorschlägen kontaktieren?
  • Werden regelmäßig Schulungen und Trainings angeboten?
  • Der Einsatz von KI muss rechtskonform sein: Datenschutz, Datensicherheit und DSGVO haben oberste Priorität. Es dürfen keine personenbezogenen, sensiblen, vertraulichen Daten oder nicht öffentliche Informationen geteilt werden. Zumindest solange die Einhaltung der DSGVO-Vorgaben nicht explizit vom Toolanbieter gewährleistet ist bzw. keine DSGVO-konformen individuellen Unternehmenslösungen im Einsatz sind.
  • KI generierte Ergebnisse sind immer auf Richtigkeit (s.a. potenzielle Halluzinationen, die zwingend einen Quellen- und Faktencheck erfordern) sowie Qualität zu prüfen!
  • Um Plagiate zu vermeiden und „einzigartigen“ Content zu produzieren, müssen von KI generierte Inhalte überarbeitet werden. 
  • KI-generierter Output ist auf diskriminierende Formulierungen, Darstellungen oder Auslassungen zu prüfen. Soll zudem auf genderneutrale Sprache und Diversität bei Abbildungen geachtet werden?
  • Verantwortung für finale Arbeitsergebnisse trägt der Mensch, nicht die Maschine.
  • Transparenz nach Innen (keine „heimliche“ Nutzung) und Außen (siehe auch Kennzeichnungspflicht, KI-Kodex) sollte gewährleistet sein. 
  • Der Einsatz von KI muss verantwortungsvoll und im Einklang mit den Unternehmenswerten erfolgen.
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Quelle: DALL-E 3 prompted by Flutlicht GmbH

6. KI-Richtlinien einführen

Wie bei vielen Change-Projekten, können Art und Form der Einführung von KI-Guidelines richtungsweisend für die Akzeptanz und den weiteren Verlauf der Implementierung sein. Die bestdurchdachten Guidelines sind wenig nachhaltig, wenn man sie unkommentiert an den großen internen Verteiler mailt oder irgendwo im Intranet ablegt. Hier lohnt es sich, sensibel und zielgruppenindividuell vorzugehen. Unabhängig davon, empfehlen wir eine kommentierte Vorstellung der Guidelines inklusive Q&A-Session. Dieses Vorgehen

  • unterstreicht die Wichtigkeit und Bedeutung des Themas KI für das Unternehmen,
  • kann Mitarbeitende besser abholen, indem relevanter Kontext (z.B. Infos zu KI-Strategie und Aktionsplan) geliefert wird,
  • lässt besser emotionalisieren, motivieren und appellieren, 
  • ermöglicht direktes Feedback und Rückfragen,
  • macht erkennbare Stimmungen, Widerstände, Sorgen oder Ängste direkt adressierbar. 

7. Nachfolgende To-Dos

Mit einmaliger Erstellung und Einführung eurer Richtlinien ist es nicht getan. Auf der To-Do Liste der KI-Verantwortlichen stehen zudem folgende Tasks:

7.1. Markt beobachten und KI-Richtlinien regelmäßig aktualisieren!

KI-Tools und Anwendungsszenarien entwickeln sich in rasanter Geschwindigkeit weiter – Unternehmensanforderungen ändern sich. Deshalb müssen der Markt konsequent beobachtet, potenziell sinnvolle Tools identifiziert sowie Anwendungen in Pilotprojekten getestet und evaluiert werden. Bei mitarbeiterrelevanten Änderungen von Rahmenbedingungen, interner Vorgaben oder der Freigabe weiterer KI-Tools müssen KI-Richtlinien zeitnah aktualisiert und Mitarbeitende informiert werden. Unabhängig davon empfehlen wir pro Quartal einen Aktualitätscheck.

7.2. Onboarding-Verantwortliche auf dem Laufenden halten!

Bei jedem Update der KI-Guidelines sollten für das Onboarding neuer Kolleg*innen zuständige Personen (z.B. HR, Personalverantwortliche) informiert werden. So kann sichergestellt werden, dass auf die aktuellsten Dokumente zugegriffen wird.  

7.3. Externe Stakeholder informieren!

Auch externe Stakeholder wie (potenzielle) Kunden, Partner oder potenzielle Mitarbeitende können Interesse am Umgang mit KI in eurem Unternehmen haben. Deshalb ist auch hier Transparenz gefragt und die Veröffentlichung eures KI-Kodex, der die wesentlichen Punkte eurer Guidelines enthält, zu empfehlen. 

8. Fazit

Die Einführung künstlicher Intelligenz in einem Unternehmen ist ein vielschichtiger und komplexer Prozess für die gesamte Organisation. KI bietet große, zukunftsweisende Chancen, bringt aber auch Veränderungen und Risiken mit sich. Hierfür müssen bei allen internen Stakeholdern Bewusstsein und Akzeptanz geschaffen werden. Seinen Mitarbeitenden KI-Kompetenzen zu vermitteln und diese erfolgreich mit ins „Neuland“ zu nehmen ist Unternehmensverantwortung. Fundierte KI-Guidelines zu erstellen ist ein entscheidender Schritt auf dieser Reise.


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