PR inhouse oder Agentur? Wir geben Tipps!

Du planst, die Kommunikation deines Unternehmens aufzubauen, zu erweitern oder umzustrukturieren? Dann wirst du dich sicherlich früher oder später fragen, ob du die PR inhouse organisierst oder eine PR-Agentur beauftragst. Es gibt verschiedene Optionen, die jeweils unterschiedliche Vor- und Nachteile mit sich bringen. Wofür du dich entscheidest, hängt letztlich von deinen individuellen Voraussetzungen ab. Wir helfen dir, beide Seiten der Medaille zu beleuchten. Die Entscheidung können wir dir zwar nicht abnehmen. Aber eine Orientierungshilfe geben.

1. Welche Vorteile bringt eine PR-Agentur?

Beginnen wir mit „unserer“ Seite der Medaille, der PR-Agentur. Warum ist es sinnvoll, mit einer PR-Agentur zusammenzuarbeiten? Was zeichnet eine Agentur aus? In welchen Disziplinen ist es sinnvoll, als Unternehmen eine Agentur zu Rate zu ziehen?

1.1 Agenturen sind Türöffner zu den Medien und weiteren Zielgruppen

Gute Beziehungen sind in vielerlei Hinsicht wichtig – auch in der PR: nämlich, wenn es um Kontakte zu Medien bzw. Influencer*innen geht. Ob dein Unternehmen bzw. deine Marke bei deinen Zielgruppen Beachtung findet oder nicht, hängt natürlich von relevantem Content ab. Aber auch die Beziehungen zu Medienvertreter*innen und Influencer*innen spielen eine wichtige Rolle und entscheiden nicht selten darüber, ob über dein Thema berichtet wird oder nicht. (Social) Media und Influencer Relations zählen zu den Kernkompetenzen einer guten PR-Agentur. Sie ist dein Türöffner in die Welt der Medien – aber nicht nur das:

• Eine gute Agentur pflegt langjährige, gewachsene Beziehungen zu Medienvertreter*innen aus unterschiedlichen Bereichen – je nach inhaltlichem Schwerpunkt der Agentur.
• Darüber hinaus weiß sie, sämtliche weitere Zielgruppen bzw. Influencer*innen anzusprechen – von Bloggern über Corporate Influencer*innen bis hin zu Analyst*innen, Marktforschungsinstituten oder Industrieverbänden und weiteren Marktbegleitern.
• Sie weiß, wo es sich lohnt, ein Thema zu pitchen, was Medien brauchen und wer potenziell Interesse haben könnte.
• Sie ist darüber im Bilde, wo sich deine Zielgruppe aufhält und wie du sie am besten ansprichst.

Umgekehrt gilt das genauso. Gerade Medienvertreter*innen, die schon länger in der Branche aktiv sind, kennen die relevanten Agenturen und Ansprechpartner*innen in der Regel. Sie arbeiten häufig gerne und schon seit Jahren mit ihnen zusammen. Sie wissen, dass sie die jeweilige Agentur (zumindest, wenn sie top ist) zuverlässig und schnell mit Informationen, einem passenden Interviewpartner oder etwa Messeterminen versorgt.

1.2 Besser mit Marketing und Vertrieb zusammenarbeiten

Public Relations bzw. Kommunikation wachsen mit den Nachbardisziplinen aus Marketing und auch Vertrieb zunehmend zusammen. Damit eng verbunden sind die digitalen Möglichkeiten, die sich uns heute bieten und zu einem festen Bestandteil jeder professionellen Marketing- und Kommunikationsstrategie avanciert sind. Eine einzige (PR) Person im Unternehmen hat in den seltensten Fällen in allen genannten Bereichen Expertise. Gute Agenturen hingegen sind viel breiter aufgestellt – und müssen dies auch sein, um den aktuellen Kommunikationsanforderungen gerecht zu werden. Sie liefern nicht nur PR-Expertise, sondern bündeln auch fachliche Expertisen in benachbarten Themenfeldern wie etwa:

• Digital Relations
• Content Marketing
• Media Kooperationen
• Lead Management, Lead Generierung, Lead Nurturing

Für dich als Unternehmensvertreter*in bedeutet das: Hast du nicht sämtliche notwendigen Kenntnisse in deinem Team vereint, kann dir eine Kommunikationsagentur helfen,

• den aktuellen und künftigen Marketing- sowie Kommunikationsanforderungen in deinem Unternehmen gerecht zu werden,
• dein Kommunikationsspektrum zu erweitern oder
• neue Ansätze für die Zukunft zu entwickeln.

So kannst du leichter Hand in Hand mit deinen Marketing- und Vertriebskolleg*innen zusammenarbeiten. Mit dem Ziel, gemeinsam das gesamte Unternehmen zu unterstützen und seine gesteckten Ziele zu erreichen.

1.3 Weitere Kompetenzen ins Haus holen

Neben der in Punkt 1.2 genannten Expertise kann eine PR-Agentur noch in vielen weiteren Bereichen wichtige Kompetenzen beisteuern. Sei es, wenn du neu im Kommunikationsjob bist. Oder wenn dein Fokus auf klassischer PR liegt und du aber auch in anderen Kommunikationsdisziplinen aktiv werden möchtest.

Eine PR-Agentur kann dich mit Know-how und einem entsprechend ausgebildeten Team unterstützen, damit du die gesamte Bandbreite nutzen kannst, die dein Unternehmen oder deine Marke bietet.

• Eine PR-Agentur verfügt in der Regel über jahrelang gewachsenes Fachwissen, einen fundierten Background und umfassende Kommunikationskompetenzen.
• Die Agentur hat ein breites Erfahrungsspektrum mit verschiedenen Marken, Unternehmen und Themenspektren – und damit den entsprechenden Weitblick.
• Zudem steht dir mit der Agentur ein Team aus Mitarbeitenden zur Verfügung, die ihr Handwerk aus dem FF beherrschen.

Zu diesem Handwerk zählen traditionelle PR und Media Relations. Aber auch Bereiche, die darüber hinaus zu einem modernen Kommunikationsmix dazugehören. Zum Beispiel:

• Videoproduktion
• Infografiken
• Content Erstellung
• Content Marketing
• Lead Generierung
• Social Media Kampagnen
• Media Kooperationen
• Employer Branding

1.4 Perspektivenwechsel: Neue, frische Ideen

Oftmals agiert man in einem Unternehmen während seines Arbeitsalltags zu einem relativ großen Teil fremdbestimmt.

• Dann geht häufig viel Zeit für Standard To-Dos verloren, die einfach gemacht werden müssen.
• Das sind beispielsweise organisatorische Aufgaben, Dokumentationen, Administratives.
• Viel Freiraum für neue Ideen und den Blick über den Tellerrand gibt es meistens nicht.
• Leider bleibt die Kreativität dabei oftmals auf der Strecke.
• Auch wenn ihr es euch anders wünschen würdet.

Oder: Du machst deinen Job schon eine Weile?

• Dann wird es immer schwerer, neue Ideen zu entwickeln.
• Man denkt schnell, das hatten wir doch alles schon mal.
• Man wird betriebsblind. Das ist auch keine Schande, sondern ganz natürlich.

In beiden Fällen ist ein Blick von außen hilfreich. Eine gute PR-Agentur verfügt nicht nur über Medien Know-how, sondern auch über eine gute Portion Kreativität. Und sie ist unvoreingenommen und neutral. Nutzt die Chance und lasst euch

• eine andere Perspektive aufzeigen,
• neue Kommunikationsanker identifizieren,
• kreative News-Hooks finden,
• übergeordnete, relevante Themen definieren, zu denen du dich als Unternehmen äußern kannst,
• auf Trends frühzeitig aufmerksam machen und
• entsprechende Handlungsempfehlungen geben.

Eine PR-Agentur kann euch inspirieren, frische Ideen liefern und vor allem eine fundierte Kommunikationsstrategie vorschlagen bzw. gemeinsam mit euch erarbeiten.

1.5 PR-Agentur entlastet Inhouse-Team

Last but not least ein ganz pragmatischer Grund, die PR-Arbeit oder einen Teil davon auszulagern: fehlende Zeit. Du wirst als Kommunikationsverantwortliche/r im Unternehmen mit hoher Wahrscheinlichkeit sehr ausgelastet sein. Meistens ist die Aufgabenflut von einer Person alleine oder auch einem kleinen Team im Unternehmen kaum zu bewältigen. Hinzukommt: Fallen Kolleg*innen aus, muss das kompensiert werden. Oder die Arbeit bleibt liegen. Eine PR-Agentur kann euch den Rücken freihalten. Je nach Account-Größe und Anforderungen – inhaltlich wie auch zeitlich – stellt die Agentur ein Team bereit, das euch regelmäßig unterstützt. Die Agentur entlastet dich und schafft Freiräume – für mehr Effizienz, Kreativität und schnellere Prozesse.

2. Was spricht für Inhouse-PR?

So hilfreich eine PR-Agentur in vielerlei Hinsicht sein mag. Es gibt auch Gründe, die für Inhouse-PR sprechen, sowie Aufgaben, die bei dir als Kommunikationsverantwortliche/m im Unternehmen selbst besser aufgehoben sein können.

2.1 Genug Zeit, Know-how und Ressourcen vorhanden

Du bist sehr PR-erfahren und hast genug Zeit sowie Know-how, das Kommunikationsspektrum selbst bzw. mit deinem Team abzudecken? Dann spricht nichts dagegen, die PR im Unternehmen zu lassen. Im Gegenteil – du profitierst dabei von vielfältigen Vorteilen:

• Keiner ist näher an deiner Branche und an deinen Produkten als du.
• Du sitzt an erster Quelle, wenn es darum geht, Kommunikationsthemen zu finden.
• Du bist nah am Marketing- und Vertriebsteam. Oft reicht ein Gang ins Büro nebenan, um neueste Pläne aus dem Produktmarketing oder von den Sales-Kolleg*innen zu erhalten.
• Bei einer guten internen Kommunikation können die Entscheidungswege kürzer und damit effizienter sein.
• Du hast weniger Briefing-Aufwand.

2.2 Der direkte Draht zu den Medien

Ein weiterer Benefit, die PR aus dem Unternehmen zu steuern, ist der direkte Draht zu den Medien – ohne Umwege. Häufig ist es sinnvoll, dass du als Unternehmensvertreter*in mit den Medien sprichst. Eine Agentur kann sehr viel mit den Journalist*innen händeln. Auch heikle Themen oder NDA-Informationen. Doch zur intensiven Kontaktpflege mit VIP-Medien ist es durchaus nützlich und den Journalist*innen gegenüber wertschätzend, dies als Kommunikationsverantwortliche/r aus dem Unternehmen selbst zu übernehmen. Zum Beispiel über regelmäßige Treffen mit VIP-Medienvertreter*innen. Das kann mit Sprecher*innen aus dem Unternehmen gemeinsam sein. Oder auch „nur“ mit den PR-Verantwortlichen selbst. Für einen nachhaltig guten Kontakt zu Medien ist das sehr wichtig und zielführend.

2.3 Kostenfaktor

Oftmals machen gerade kleinere und mittlere Unternehmen ihre Kommunikationsarbeit in Eigenregie, weil ihnen das Budget für eine Agentur fehlt. Und es ist auch kein Geheimnis: Eine gute PR-Agentur kostet Geld. Das müssen keine Millionen sein. Aber ein gewisses Budget solltest du dafür einplanen. Die Kosten einer Agentur hängen ganz von der Account-Größe und den Erwartungen ab, die du an eine PR-Agentur hast. Hier gilt es abzuwägen:

• Kann und möchte ich es mir leisten, einen Teil meines Budgets für eine Full-Service PR-Agentur in die Hand zu nehmen und profitiere im Gegenzug von professioneller Kommunikationsexpertise sowie der entsprechenden Manpower im Hintergrund?
• Oder hast du nur ein ganz minimales Budget, brauchst aber dennoch Unterstützung? Dann wäre vielleicht ein Freelancer die bessere Alternative, der dir punktuell unter die Arme greift, etwa für den Text-Support.

3. Fazit: PR inhouse oder Agentur

Die Frage, ob du die Kommunikationsarbeit intern oder extern umsetzt, lässt sich nicht pauschal beantworten. Vielmehr ist es eine ganz individuelle Entscheidung, die von verschiedenen Faktoren abhängt:

• Wie sind die Voraussetzungen in deinem Unternehmen?
• Welche Erwartungen an die PR-Arbeit hast du?
• Verfügst du überhaupt über die Kapazitäten, die Kommunikation komplett alleine zu stemmen?
• Wie ist es um die erforderlichen Kompetenzen und die Expertise inhouse bestellt?
• Wieviel Budget steht dir zur Verfügung?
• Hast du vielleicht persönliche Vorlieben?

Aus eigener Erfahrung können wir sagen: Die Mischung macht’s. Grundsätzlich bist du sicherlich mit Inhouse PR und zusätzlicher Agenturunterstützung sehr gut beraten. Zumindest, wenn du über eine gewisse Budget-Größe verfügst und klar gesteckte Ziele hast, die du konsequent verfolgen möchtest. Eine umfassende Kommunikationsstrategie umzusetzen, ist in den seltensten Fällen alleine zu schaffen – außer du hast ein Team im Unternehmen zur Verfügung, das groß genug ist und über die notwendigen Kompetenzen verfügt.

Neben Unterstützung für deine tägliche PR-Arbeit eröffnet dir die PR-Agentur zudem die Möglichkeit, sämtliche Kommunikationsinstrumente flexibel auszuschöpfen, je nach deinen individuellen Anforderungen, und für neueste Trends gewappnet zu sein – jetzt und in Zukunft.

Gerne stehen wir auch für eure Fragen zur Verfügung – ihr könnt direkt unter dem Beitrag kommentieren oder schreibt uns einfach.