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Ab jetzt alles digital? Flutlicht Praxistipps für virtuelle Events

Meetings, Events, Messen – persönliche Treffen und das damit verbundene Networking spielen eine zentrale Rolle in der modernen Arbeitswelt. Entsprechend stieg der Bedarf an digitalen Alternativen mit Ausbruch der Pandemie Anfang 2020 sprunghaft an. Mit diesem Blogpost geben wir dir einen ersten kurzen Einblick in das Vorteilsszenario digitaler Veranstaltungen. Unsere Praxistipps für virtuelle Events beleuchten drei beliebte Varianten und erklären, wie du Online Events optimal auf deine bzw. die Bedürfnisse deines Unternehmens angepasst durchführen kannst.

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Quelle: Techcast GmbH

Virtuelle Events – was ist das überhaupt?

Als virtuelle Events bezeichnen wir Veranstaltungen, bei denen die Teilnehmenden nicht physisch vor Ort sind, sondern sich ausschließlich remote via Internet einwählen. Im direkten Vergleich zu klassischen Präsenzveranstaltungen, haben virtuelle Events einige Vorteile: Sie sind meist kostengünstiger, ermöglichen eine hohe Reichweite und bieten Veranstaltern sowie Teilnehmenden größte Flexibilität. Dabei lässt sich virtuell das gesamte Veranstaltungsspektrum abdecken – von kompakten Instant Meetings im kleineren Zehner-Teilnehmerkreis über Webinare und Media Briefings für 50 bis 100 Teilnehmenden bis hin zu mehrtägigen Kongressen mit einem Publikum von mehreren Tausend Personen.

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Quelle: Unsplash_Jonas Jacobsson_Leerer Eventraum

Das Webinar: Der virtuelle Allrounder für kürzere Veranstaltungen

Das Webinar (ein Begriff, der übrigens als Wortmarke in das Register des Deutschen Patent- und Markenamts eingetragen ist) ist zu recht eines der beliebtesten digitalen Formate:
Es ist relativ einfach durchzuführen, eignet sich für unterschiedliche Anlässe und erlaubt die direkte Interaktion mit den Teilnehmenden – zumindest bis zu einem gewissen Punkt. Je nach Zuschauerzahl empfiehlt es sich allerdings, den gesprochenen Austausch zu begrenzen und für die Kommunikation auf Chats zu setzen bzw. am Ende des Webinars eine geordnete Fragerunde zu starten – ansonsten droht Chaos.

Das Webinar auf einem Blick

  • Live (ggf. mit aufgezeichneten/vorproduzierten Sequenzen)
  • Dauer: flexibel, üblicherweise ca. 30 Min. – 1,5 Std.
  • 1 virtueller Raum (Livestream)
  • 1-3 Sprecher*innen (remote)
  • Begrenzte Zuschauerzahl. Teilnehmende v.a. Rezipienten, aber Austauschtauschmöglichkeiten via Chat oder in geordneten Q&As möglich.
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Quelle: Flutlicht GmbH

Bei der Durchführung von Webinaren kann man heute zwischen sehr vielen verschiedenen kostenlosen und kostenpflichtigen Tools wählen. Kostenpflichtige Tools bieten einige Zusatzfeatures, die das Webinar auf eine professionellere Ebene heben und auch weit über das Leistungsspektrum so genannter Collaboration Tools wie Zoom oder MS Teams hinausgehen. Dazu gehören u.a.:

  • Die Bereitstellung einer Landingpage mit Möglichkeit zur optischen Anpassung im gewünschten CI/CD (Logo-Einbettung, Kurzbeschreibung Event, Kurzprofil Sprecher*innen etc.)
  • Größere Anzahl an Teilnehmenden (Standard bis 100)
  • Einladungs- und Registrierungsseite, inkl. Information zu Datenschutzrichtlinien
  • Automatisierte Mails an Teilnehmende (z.B. Reminder, Verteilung Material im Nachgang); Kalendereinbettung
  • Zuweisung von Funktionen oder Rollen für Benutzer*innen (z.B. Moderator*in, Sprecher*in, Zuschauer*in)
  • Möglichkeit, vorproduzierte Inhalte und Videos ohne Wartezeiten einzubetten, sowie schnell zwischen verschiedenen Präsentationen zu wechseln
  • Diskrete wie auch öffentliche Chat-Funktionen für den unkomplizierten Austausch (z.B. für die Interaktion aller Teilnehmenden, für Fragen an Sprecher*innen oder nur zwischen Moderierenden und Sprecher*innen)
  • Integration von Live-Umfragen
  • Einfache Aufzeichnung und/oder Transkription des Webinars
  • Links zu Veranstaltungsunterlagen können via Chat & Call-to-Action verteilt werden

Um Webinare perfekt an die eigenen Bedürfnisse anpassen zu können, lohnt sich die Investition in professionelle Tools. Wir bei Flutlicht setzen dabei z.B. unter anderem auf Livestorm.

Der virtuelle Kongress – die digitale Großveranstaltung

Deutlich umfangreicher als Webinare sind ganz- oder mehrtägige Online Kongresse. Genau wie die Präsenzveranstaltung umfasst auch die virtuelle Variante unterschiedliche Event-Sessions, denen das Publikum via Livestream folgen kann. Zusätzlich sollten Teilnehmende auf der Landingpage ein Programm, Infos zu den Präsentierenden sowie Interaktionsmöglichkeiten finden – beispielsweise in Form einer/s Kongress Lounge/Foyers oder gezielten Networking-„Räumen“.
Während dies nach hohem Aufwand und sehr komplex klingt, ist die Durchführung virtueller Kongresse nicht zwangsläufig kompliziert. Wir etwa bieten mit entsprechend kompetenten Partnern wie Techcast die komplette technische Umsetzung sowie Event-Organisation und -Kommunikation aus einer Hand an – von der individuellen Planung bis hin zur Nachbereitung.

Hier schon einmal ein kleiner Sneak Preview in das Flutlicht ‘Virtual Event Dummy’ powered by Techcast.

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Die virtuelle Konferenz auf einem Blick

  • Live & aufgezeichnete Module
  • Dauer: ganz- oder mehrtägig
  • Mehrere virtuelle Kongress-Ebenen und Vortragsräume (via Livestream) plus Networking Optionen
  • Diverse Sprecher*innen; Aufzeichnung der Sprecher*innen kann komplett remote, oder mit Unterstützung eines professionellen Filmteams in Studio, Geschäftsstelle, oder Hotel stattfinden
  • Mehrere Hundert bis Tausend Teilnehmende, die zwar remote, aber aktiv dabei sind; Registrierung möglich
  • Fragestellungen per Chat sowie interaktive Diskussionen und virtuelle Get-Together in Lounges
  • Aufzeichnung und anschließende Bereitstellung
  • Umfassende Info- Ausstellungs- und Download-Bereiche für Veranstalter und Partner/Sponsoren.

Hybride Events – das Beste aus zwei Welten

Neben virtuellen Events hört man heute zunehmend auch von hybriden und doppelhybriden Events. Hierbei handelt es sich um Präsenzveranstaltungen, an denen man auch virtuell teilnehmen kann. Hybride Events sind in der Vorbereitung etwas aufwendiger, lohnen sich jedoch durchaus: Sie kombinieren das Feeling eines Live Events und das Networking vor Ort, mit der zeitlichen und räumlichen Flexibilität des digitalen Raums und der Möglichkeit, noch mehr Menschen anzusprechen – egal ob real oder digital.

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Quelle: Unsplash_Alex-litvin-Projektor

Das Hybrid Event auf einen Blick

  • Live
  • Dauer meist halb- oder ganztägig
  • Offsite Location zzgl. ein oder mehrere virtuelle Räume
  • Diverse Sprecher*innen vor Ort (Doppelhybrid: Sprecher*innen vor Ort und virtuell zugeschaltet)
  • Teilnehmende live + remote (hybrid); Sprecher*innen live + remote (doppelhybrid)
  • Fragen/Kommunikation per Chat und direkt vor Ort möglich; Meeting-Funktion unter Teilnehmenden
  • Aufzeichnung/Video-Produktion on-site
  • Download-Bereich mit Veranstaltungsunterlagen
  • Änderung von hybridem Event zu rein virtuellem Event bei Bedarf problemlos möglich.

Fazit – Hybride Events werden das New Normal

Auch wenn wir uns wie verrückt auf die nächste Präsenzveranstaltung freuen: Die Pandemie hat gezeigt, dass es nicht zu jedem Anlass eine Veranstaltung vor Ort sein muss. Und Live Streaming von Events ist ja per se nichts Neues – denn weit vor Corona Zeiten haben nicht nur wir Veranstaltungen bereits ins Internet übertragen.
Das umfassende Funktions- und Leistungsspektrum heutiger virtueller Events liefert Organisierenden und Teilnehmenden zahlreiche Vorteile, die auch nach Pandemie-Zeiten weiterhin Bestand haben werden. Die Zukunft von Kongressen und Events wird unserer Meinung somit nachhaltig auch digital bleiben – und im besten Fall in hybrider Ausprägung zum New Normal werden.

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